Оптимізація і прискорення бізнес-процесів — головна перевага автоматизації. Вирішивши запровадити технології, компанія скорочує час на виконання рутинних процесів та уніфікує базу клієнтів. Співробітники менше помиляються, а дані стають доступними і структурованими. Автоматизація вибудовує логічний бізнес-процес, приклад чого — бухгалтерська звітність, системне адміністрування, логістика тощо. Не всі завдання можна автоматизувати: найважливіші залишаються під контролем працівників. 

Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Під поняттям розуміється впровадження програми для виконання типових процедур за допомогою сучасних алгоритмів. Основними компонентами автоматизації є апаратне і програмне забезпечення: карти, сервери, термінали, VDS, каси тощо. До процесів, які можуть виконуватися без нагляду працівника, належать:

1. Керівні: стратегічне керування компанією та командами співробітників.
2. Операційні: продаж, маркетинг, техпідтримка, розробка та реалізація товарів і послуг.
3. Підтримувальні: логістика, бухгалтерський облік, системне адміністрування.

Спілкування з клієнтами, пошук нових співробітників, вибудовування корпоративної культури належать до завдань, які мають виконуватися командою.

Переваги автоматизації бізнес-процесів

Скориставшись інструментом, можна впорядкувати роботу команди та запровадити ефективне управління проєктами. Кожен співробітник бачить, які завдання належить виконати, і працює відповідно до встановлених термінів здачі. За допомогою автоматизації можна звести до мінімуму людський фактор. Система береже дані від кібератак та зламу. Автоматизація не може забезпечити повну безпеку, однак сприяє їй значною мірою. 

Серед прикладів реальних покращень, яких вдалося досягти завдяки автоматизації — своєчасно внесені дані про клієнтів у базу, порятунок інформації від нелегального доступу, швидке виконання простих завдань, адже співробітники часто прокрастинують, відтягуючи час здачі.

Перші кроки в автоматизації 

Перш ніж поставити бізнес-процеси на системне виконання без людського втручання, необхідно виявити, які з них можна автоматизувати. Варто проаналізувати те, що відбувається у компанії. Це допомагає визначити зони росту й прогалини. Необхідно звернути увагу на критичні точки. Це може бути вузький бізнес-процес на кшталт автоматичного підтвердження замовлення на сайті інтернет-магазину. 

Варто проаналізувати, наскільки необхідно більше оптимізувати вже автоматизовані процеси, щоб збільшити їх ефективність. Щоб спланувати й реалізувати проект автоматизації, варто врахувати частоту виконання дії, час, витрати й точність, а також ймовірність помилок через людський фактор.

Вибір інструментів і технологій для автоматизації

Варто звернути увагу на:

• CRM — програму для організації клієнтської бази;
• ERP — комплекс для управління підприємством;
• RPA — програмне забезпечення для роботизованої автоматизації процесів.

Вибрати інструменти, відповідні особливостям бізнесу, допоможе встановлення вигоди від автоматизації. Якщо переваги очевидні, варто впроваджувати систему.

Приклади успішної автоматизації в різних галузях

Інструмент допомагає ефективно взаємодіяти з партнерами. За допомогою програми персоналізуються умови співпраці, спрощується збір статистичних даних для аналізу, впроваджується програма лояльності для мотивації партнерів. У сфері фінансових операцій автоматизація сприяє усуненню помилок. За допомогою інструменту збільшується точність ведення бухгалтерського обліку.

Висновки 

Автоматизація — невіддільна частина сучасного бізнесу, одна з основ управління проєктами. Інструмент допомагає оптимізувати рутинні процеси, вивільняючи працівникам більше часу для творчих ідей та креативних рішень. Зменшується кількість помилок. Щоб вибрати правильну технологію, варто встановити, скільки вигод вона приносить.