Олександр Юристовський про програмні РРО: реєстрація, застосування та касування

Днями для читачів «Галицького кореспондента» начальник Львівського управління Офісу великих платників податків ДПС Олександр Юристовський розповів про те, як зареєструвати програмні РРО в ДПС та працювати з ними? В яких випадках можуть відмовити в реєстрації? Коли проводити перереєстрацію?

Слід зазначити, що на обслуговуванні у Львівському управлінні перебувають великі платники податків Західного регіону, в т.ч. платники Івано-Франківської та Закарпатської областей.

Хочу повідомити, що наказом від 23.06.2020 р. №317 Мінфін затвердив Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – Порядок №317). Як передбачається, він почне працювати з 1 серпня 2020 року.

Дія Порядку №317 поширюється на усіх суб’єктів господарювання, їхні господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб’єктів господарювання, які застосовують ПРРО, крім випадків, визначених пунктом 6 розділу І Порядку№317.

Пункт 6 Порядку №317 визначає порядок дій торговцями валютою. Зокрема, у разі виходу з ладу ПРРО у таких суб’єктів господарювання облік операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та формування розрахункових документів здійснюються у порядку, встановленому НБУ.

Інформація про ПРРО

Відповідно до п. 3 розд. І Порядку №317 ДПС забезпечує безкоштовне програмне рішення для використання суб’єктами господарювання ПРРО. Інформація щодо такого програмного рішення оприлюднюється в Електронному кабінеті.

Після встановлення безкоштовного програмного рішення на відповідний пристрій такий ПРРО підлягає реєстрації згідно з Порядком №317.

ДПС оприлюднює на своєму офіційному веб-порталі:

дані щодо фіскальних номерів ПРРО зі зазначенням коду ЄДРПОУ, найменування суб’єкта господарювання (прізвища, імені, по батькові (за наявності)) та дати реєстрації ПРРО, адреси господарської одиниці, на яку зареєстрований ПРРО;
дані щодо фіскальних номерів ПРРО, реєстрацію яких скасовано, зі зазначенням коду ЄДРПОУ, найменування суб’єкта господарювання (прізвища, імені, по батькові (за наявності)), дати, причини та підстави для скасування реєстрації ПРРО, адреси господарської одиниці, де застосовувався ПРРО, реєстрацію якого скасовано.

Порядок реєстрації та ведення реєстру ПРРО

Правила реєстрації та ведення реєстру ПРРО встановлено розділом ІІ Порядку №317.

ДПС веде реєстр ПРРО (далі – Реєстр) в електронному вигляді. До Реєстру вносяться дані про ПРРО, а також відомості про суб’єктів господарювання та їхні господарські одиниці, де застосовуються такі ПРРО, дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток, що використовуються такими ПРРО.

Під час реєстрації кожному ПРРО фіскальним сервером ДПС (далі – фіскальний сервер) автоматично формується та присвоюється фіскальний номер.

Фіскальний номер ПРРО становить унікальний числовий порядковий номер реєстраційного запису в Реєстрі відповідно до алгоритму його формування.

Фіскальний номер ПРРО не змінюється у разі перереєстрації ПРРО, внесенні змін у дані про ПРРО і зберігається за ПРРО до дати скасування його реєстрації.

Подання заяви для реєстрації ПРРО та її розгляд

Для реєстрації ПРРО складається заява за формою №1-ПРРО. Заява в електронній формі подається до фіскального сервера засобами Електронного кабінету (портального рішення для користувачів або програмного інтерфейсу (АРІ)) або засобами телекомунікацій. Тобто, таку заяву можна подати тільки в електронній формі.

Фіскальним сервером здійснюється автоматизована обробка Заяви. За її результатами ПРРО реєструється або формується відмова в реєстрації ПРРО.

Про результати обробки Заяви суб’єктові господарювання надається або направляється інформація засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій:

у день отримання Заяви, якщо Заява надійшла не пізніше 16:00 робочого (операційного дня);
не пізніше наступного робочого дня, якщо Заява надійшла після 16:00 робочого (операційного дня).

Така інформація направляється у вигляді першої квитанції або першої та другої квитанцій.

У разі відсутності підстав для відмови у реєстрації ПРРО реєструється шляхом присвоєння програмним забезпеченням фіскального сервера фіскального номера ПРРО зі внесенням даних до Реєстру.

Датою реєстрації ПРРО є дата формування фіскального номера ПРРО.

Відмова у реєстрації ПРРО

За наявності підстав для відмови в реєстрації ПРРО фіскальний сервер формує повідомлення про відмову в реєстрації ПРРО зі зазначенням підстав для такої відмови.

Відмова у реєстрації ПРРО формується, якщо:

автоматизованою перевіркою виявлено недотримання загальних вимог щодо електронного документообігу (обов’язковість та/або послідовність підписання електронного документа, невідповідність електронного документа затвердженому формату (стандарту), незаповнення обов’язкових реквізитів, недійсність електронних підписів та/або печаток підписантів Заяви, непідтвердження права підписанта на подання Заяви тощо);
ПРРО зі зазначеним у Заяві найменуванням вже зареєстрований;
щодо господарської одиниці, вказаної у Заяві, якщо не подано ф. №20-ОПП щодо цієї одиниці або згідно з таким повідомленням відповідний об’єкт є закритим чи не експлуатується суб’єктом господарювання;
суб’єкта господарювання не включено до ЄДР;
виявлено розбіжності даних, вказаних у Заяві, з даними щодо обліку та реєстрації суб’єкта господарювання в контролюючих органах як платника податків.

ЕЦП та електронна печатка для роботи з ПРРО

За п. 7 розд. ІІ Порядку №317 дані сертифікатів електронних підписів та/або печаток, що використовуються такими ПРРО, вносяться до Реєстру на підставі поданих суб’єктами господарювання в електронній формі повідомлень про надання інформації щодо електронного підпису згідно з Порядком №557, розгляд та інформування про обробку яких здійснюються аналогічно до Порядку №557.

Особа може здійснювати розрахункові операції на ПРРО з використанням електронного підпису такої особи або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО, після внесення даних про сертифікати до Реєстру згідно з цим Порядком за умови дійсності відповідного сертифіката відкритого ключа.

Тобто використовувати ЕЦП та електронну печатку для роботи з ПРРО без їх реєстрації в реєстрі заборонено.

Коли ПРРО слід буде перереєстровувати?

За п. 8 Порядку №317 перереєстрація ПРРО здійснюється у разі зміни:

найменування (прізвища, імені, по батькові (за наявності)) або податкового номера суб’єкта господарювання (без державної реєстрації припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи-підприємця);
найменування або адреси господарської одиниці, де використовується ПРРО.

Для перереєстрації подається Заява з позначкою «Перереєстрація».

Увага! Заява про внесення змін у дані про ПРРО подається у разі змін даних, що вказуються у Заяві, що не потребують перереєстрації (зміни назви ПРРО тощо). При цьому перереєстрація та внесення змін у дані про ПРРО здійснюється у порядку та строки, встановлені для реєстрації.

Заява про проведення перереєстрації або внесення змін у дані про ПРРО подається суб’єктом господарювання за умови направлення останнього фіскального звітного чека та закриття останньої зміни на такому ПРРО згідно з розділом V цього Порядку.

Облік ПРРО у разі зміни податкового органу

У разі зміни місцезнаходження або місця проживання, включення/невключення суб’єкта господарювання до Реєстру великих платників податків, реорганізації контролюючих органів чи з інших причин, унаслідок яких змінюється контролюючий орган, в якому суб’єкт господарювання обліковується як платник податків за основним місцем обліку, протягом двох робочих днів після переведення платника податків на обслуговування до контролюючого органу за новим місцем обліку засобами інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС здійснюється перереєстрація ПРРО до контролюючого органу за новим основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків.

Скасування реєстрації ПРРО

Правила скасування реєстрації ПРРО прописані в розділі ІІІ Порядку №317.

Реєстрація ПРРО діє до дати скасування реєстрації ПРРО, що здійснюється шляхом виключення його з Реєстру та закриття фіскального номера, який не підлягає використанню надалі.

Реєстрація ПРРО скасовується на підставі:

Заяви з позначкою «Скасування реєстрації», яка подається засобами Електронного кабінету чи засобами телекомунікацій;
Повідомлення за формою №2-ПРРО з позначками «несправність» або «крадіжка пристрою чи компрометація ключа».

До подання Заяви про скасування реєстрації ПРРО суб’єкт господарювання має забезпечити передачу всіх копій створених ПРРО розрахункових документів з присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами до фіскального сервера, електронних фіскальних звітних чеків та повідомлень, передбачених цим Порядком.

Але Порядком №317 передбачено випадки автоматичного скасування реєстрації ПРРО. Таке скасування проводиться, якщо:

до Єдиного державного реєстру внесено запис про державну реєстрацію припинення юридичної особи або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізособи-підприємця;
щодо господарської одиниці, де використовується ПРРО, суб’єкт господарювання повідомив про такий об’єкт оподаткування контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 ПКУ як про закритий або такий, що не експлуатується суб’єктом господарювання;
щодо суб’єкта господарювання наявне судове рішення, що набрало законної сили, про ліквідацію у зв’язку з банкрутством або про припинення, що не пов’язане з банкрутством, про визнання недійсними установчих документів;
стосовно фізичної особи-підприємця наявні дані про те, що особа померла, оголошена померлою, визнана недієздатною або безвісно відсутньою, чи її цивільну дієздатність обмежено;
суб’єкта господарювання знято з обліку в контролюючих органах у інших випадках, передбачених статтею 67 ПКУ.

При цьому повідомлення про скасування реєстрації ПРРО направляється суб’єкту господарювання засобами Електронного кабінету зі зазначенням підстав.

Дії суб’єкта господарювання у разі неможливості використання ПРРО

За п. 12 розд. ІІ Порядку №317 у разі виявлення несправностей ПРРО або його викрадення чи компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до ДПС, виробника ПРРО та/або центру сервісного обслуговування (за наявності) Повідомлення про виявлення несправностей за формою №2-ПРРО.

На період виходу з ладу ПРРО розрахункові операції не здійснюються до моменту усунення несправностей або підключення резервного РРО. Проте законодавчо не встановлено заборон та обмежень щодо застосування одним суб’єктом господарювання ПРРО поряд із класичними РРО. Але класичні РРО та ПРРО не замінюють один одного при виході з ладу будь-якого з них. Хоча у разі наявності на одній господарській одиниці як класичних, так і програмних РРО, можна проводити розрахунки в момент виходу з ладу на відповідному РРО, що працює.

Якщо в повідомленні за формою №2-ПРРО зазначено, що ПРРО має несправність, до Реєстру вноситься відмітка про те, що ПРРО є несправним та після усунення несправностей для відновлення роботи ПРРО суб’єкт господарювання подає Заяву з позначкою «Відновлення роботи». Якщо така Заява не надійшла протягом місяця, до Реєстру вноситься запис про скасування реєстрації ПРРО.

Як працювати з ПРРО в офлайн-режимі?

Якщо фіскальний сервер не відповідає – працюємо в режимі офлайн.

Якщо ПРРО працює нормально, сформовані розрахункові документи слід буде зареєструвати на податковому сервері. Це обов’язкова вимога і покупцям слід надавати вже зареєстровані чеки.

А що як цей сервер тимчасово вийде з ладу або обірветься зв’язок з ним? Альтернатива у вигляді розрахункової книжки з квитанціями або апаратним РРО законодавством не передбачена. Натомість існуватиме процедура попереднього бронювання номерів «запасних» електронних фіскальних чеків.

І ще, п. 2 розд.V Порядку №317 прописано, що ПРРО має бути автоматично переведений в онлайн-режим роботи з ДПС одразу після відновлення зв’язку з сервером.

У разі проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу потрібно:

протягом години після відновлення такого зв’язку повідомити контролюючий орган засобами телекомунікацій про час і дату початку та завершення проведення розрахункових операцій у цей період;
зазначати у розрахунковому документі про проведення розрахункової операції у режимі офлайн. Але такий режим може тривати не більше 36 годин зі створенням електронних розрахункових документів, яким присвоюються фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС;
суб’єкт господарювання може використовувати фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером контролюючого органу, не більше 168 годин протягом календарного місяця.

Нагадаємо також, до обов’язків суб’єктів господарювання з 1 серпня 2020 року буде додано новий: щодо створення контрольної стрічки у паперовій та/або електронній формі і забезпечення їх зберігання на ПРРО у разі здійснення розрахункових операцій у режимі офлайн – до моменту передачі електронних розрахункових документів, електронних фіскальних звітів, електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера контролюючого органу.

Як працювати з ПРРО у режимі офлайн?

Для цього слід заздалегідь отримати в ДПС діапазон (тобто певну кількість зарезервованих) фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС. Тільки їх можна буде використовувати у ПРРО для нумерації розрахункових документів у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером в режимі офлайн.

Використання ПРРО у період відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером без отриманого в ДПС діапазону забороняється. Така ж заборона діятиме і у випадку, якщо раніше отриманий діапазон ви вже використали. Тобто для роботи в режимі офлайн вам потрібні зарезервовані і невикористані фіскальні номери для чеків.

Пунктом 3 розд. V Порядку №317 визначені правила роботи програмного забезпечення ПРРО під час роботи офлайн. Воно має забезпечувати постійний контроль:

Відновлення зв’язку ПРРО з фіскальним сервером та перевіряти наявність такого зв’язку перед кожним розрахунковим документом.
Дотримання граничних строків застосування ПРРО офлайн, інформувати користувачів ПРРО про час офлайн роботи та припинити проведення розрахунків в офлайн у разі досягнення граничних строків використання ПРРО в офлайн.
Дійсності ЕЦП та попередження особи, яка здійснює розрахунки через ПРРО, про закінчення терміну дії ключа за 168 годин до відповідної дати, а у разі офлайн-розрахунків та неможливості застосування ключа надати можливість використовувати ЕЦП головного касира або керівника.

Під час роботи ПРРО в режимі офлайн кожному створеному електронному розрахунковому документу (у тому числі фіскальному чеку) присвоюються фіскальні номери з діапазону.

Такі електронні документи мають зберігатися до моменту отримання від фіскального сервісу підтвердження про їх доставку.

До того ж при проведенні офлайн-розрахунків, інформацію про це СГ зобов’язані зазначати в розрахункових документах (рядок 26 форми чеку на товар/послугу, і, відповідно, рядок 24 форми чеку видачі коштів).

Як буде вестися облік виданих фіскальних номерів?

Засобами фіскального сервера ДПС буде вестись облік усіх виданих діапазонів для ПРРО зі зазначенням статусу кожного номера:

зарезервований – після видачі фіскального номера суб’єкту господарювання та до моменту прийняття електронного розрахункового документа зі зарезервованим фіскальним номером з діапазону;
використаний – після прийняття фіскальним сервером електронного розрахункового документа з зарезервованим фіскальними номером з діапазону.

На підставі цієї інформації ДПС на запит покупця через Електронний кабінет для перевірки справжності та достовірності розрахункового документа, виданого в режимі офлайн, буде надавати:

інформацію про суб’єкта господарювання, господарську одиницю та зарезервований фіскальний номер розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус зарезервованого;
дані розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус використаного.

На скільки операцій резервується діапазон?

Для кожного ПРРО, що внесений до реєстру програмних РРО, фіскальним сервером формується окремий діапазон фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи ПРРО в режимі офлайн.

Перша порція Діапазону для ПРРО формується фіскальним сервером під час присвоєння ПРРО фіскального номера та внесення його до Реєстру.

Така порція зарезервованих фіскальних номерів містить дві тисячі номерів. У разі необхідності за заявою суб’єкта господарювання може бути збільшено таку кількість на максимальну кількість чеків сформованих ПРРО в режимі онлайн протягом 36 годин безперервно протягом календарного року.

Наступні порції зарезервованих фіскальних номерів для ПРРО формуються щоразу після приймання фіскальним сервером від ПРРО пакета створених таким ПРРО копій електронних розрахункових документів із присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами з діапазону. Такі порції містять зарезервовані фіскальні номери у кількості, що відповідає кількості отриманих від відповідного ПРРО копій розрахункових документів з використаними фіскальними номерами з Діапазону.

Чи можна відмовитися від діапазону виданих фіскальних номерів?

Суб’єкт господарювання може прийняти рішення про те, що у разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту належного встановлення такого зв’язку, про що суб’єкт повідомляє під час реєстрації ПРРО або в період його експлуатації. У разі отримання такого повідомлення для ПРРО фіскальним сервером не формується діапазон або раніше виданий діапазон анулюється. Це передбачено п. 6 розділу II Порядку надання діапазону.